Polisi Preifatrwydd

Datganiad Preifatrwydd Cwmni Cynnal Cyf

Mae’r datganiad preifatrwydd yma’n ddatganiad sy’n disgrifio sut y mae CYNNAL yn casglu gwybodaeth bersonol a’i ddefnyddio, ei gadw a’i ddatgelu. Mae CYNNAL wedi’i gofrestru gyda’r Rheolydd Data ac fel rhan o’n gwaith rydym yn gyfrifol am gasglu eich gwybodaeth bersonol a’i brosesu. Os oes gennych unrhyw ymholiadau penodol am y data personol yr ydym yn ei brosesu, gallwch gysylltu â’r Prif Weithredwr sydd hefyd yn gyfrifol am y swyddogaeth o ddiogelu data drwy

e-bost: ieuan@cynnal.co.uk

neu:

Ieuan Williams
Cwmni CYNNAL Cyf
Penrallt
Caernarfon
Gwynedd
LL55 1BN

 

Data Personol

Mae data personol yn cynnwys unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â rhywun y gellid ei adnabod ar sail yr wybodaeth honno, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol. Defnyddir y termau ‘gwybodaeth bersonol’ a ‘data personol’ drwy gydol y ddogfen hon ac mae iddynt yr un ystyr.

Er mwyn sicrhau bod CYNNAL yn ymdrin â data personol yn briodol, rydym yn ymdrechu i gydymffurfio’n llwyr â gofynion y ddeddfwriaeth ar Ddiogelu Data. Felly, lluniwyd y datganiad hwn i esbonio beth ydym yn gwneud â’ch data personol.

 

Sut ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth?

Mae’n bwysig iawn bod CYNNAL yn trin gwybodaeth bersonol yn briodol fel y gallwn ddarparu ein gwasanaethau ac ennyn hyder ein cwsmeriaid. Rydym yn cyflawni ein dyletswyddau’n unol â’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol ac yn cydymffurfio ag egwyddorion Deddf Diogelu Data 2018.

Mae CYNNAL yn sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol

  • Yn cael ei brosesu yn gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw;
  • Yn cael ei gasglu at ddibenion penodol, pendant a chyfiawn;
  • Yn ddigonol, yn berthnasol ac wedi’i gyfyngu i’r hyn sydd ei angen;
  • Yn gywir ac yn cael ei ddiweddaru lle bo angen,
  • Yn cael ei gadw ar ffurf nad yw’n galluogi neb i adnabod testun y data’n hirach nag sydd angen at y diben y prosesir y data ar ei gyfer, ac
  • Yn cael ei brosesu yn y fath fodd fel y sicrheir bod data personol yn ddiogel.

 

 

Pa sail gyfreithiol sydd ar gyfer prosesu eich data personol?

Yn ôl yr egwyddor gyntaf mae’n rhaid prosesu unrhyw ddata personol yn gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw. Nid yw prosesu data’n gyfreithlon ond pan mae sail gyfreithiol ar gyfer gwneud hynny.

Bydd y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol yn dibynnu ar sut rydym yn prosesu’r data hynny. Yn gyffredinol i CYNNAL, fel busnes ac elusen sy’n gweithio gydag awdurdodau cyhoeddus, y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data fydd:

  • Cadw manylion fel enw, rhif cyswllt a chyfeiriad e-bost er mwyn cwblhau’r dyletswyddau sydd yn ein cytundeb lefel gwasanaeth gyda chi.
  • Cyflawni swyddogaeth neu ddarparu gwasanaeth statudol (Erthygl 6(1)(e) GDPR) ar ran Awdurdod Addysg;
  • Cydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol (Erthygl 6(1)(C) GDPR);
  • Pan mae’n rhaid prosesu’r data er mwyn cyflawni cytundeb yr ydych chi wedi’i gyd-lofnodi, neu er mwyn cymryd camau ar eich cais chi cyn llofnodi cytundeb (Erthygl 1(b) GDPR);
  • Pan mae datgelu’r data’n hanfodol er eich budd chi neu rywun arall (Erthygl 6(1)(d) GDPR);
  • Gyda’ch cydsyniad penodol chi (Erthyglau 6 (1)(a) a 9(2)(a) GDPR)

 

Os bydd y rheswm ar gyfer prosesu’ch data personol yn newid, byddwn yn rhoi gwybod ichi ac efallai y bydd yn rhaid i ni ofyn eich caniatâd.

Gyda phwy allwn ni rannu’ch gwybodaeth (yn fewnol ac yn allanol)?
Pan fyddwch chi’n darparu data personol i ni gellir ei rannu ag Adran Addysg eich Cyngor Sir, neu gorff allanol arall fel GwE. Os bydd hynny’n digwydd bydd CYNNAL yn rhoi gwybod ichi.

Gallai fod rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, gan gynnwys:

  • Pan mae’n ofynnol bod CYNNAL yn darparu’r wybodaeth yn ôl y gyfraith;
  • Pan ddatgelir yr wybodaeth i gorff rheoleiddio allanol;
  • Pan mae’n ofynnol datgelu’r wybodaeth er mwyn atal neu ganfod trosedd;
  • Pan mae’n hanfodol datgelu’r wybodaeth er budd y person dan sylw.

 

 

Eich hawliau chi

O dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data, mae gennych chi hawliau y gallwch eu defnyddio fel unigolyn o ran yr wybodaeth sydd gennym amdanoch chi. Ni fydd yr holl hawliau’n berthnasol ymhob achos, a bydd hynny’n dibynnu ar y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’ch data.

 

Yr hawl i gael gwybod

  • Mae gennych chi’r hawl i gael gwybod ynglŷn â chasglu neu ddefnyddio eich data personol, gan gynnwys y rhesymau dros brosesu eich data personol, am ba hyd y cedwir y data personol hynny, a gyda phwy y’u rhennir. Fe gewch chi wybod hyn pan fyddwch chi’n darparu eich gwybodaeth bersonol i ni, a hefyd drwy’r hysbysiadau preifatrwydd ar y dudalen hon.
  • Os byddwn yn cael eich data personol o ffynonellau eraill, byddwn yn darparu gwybodaeth i chi am breifatrwydd ymhen cyfnod rhesymol o amser ar ôl derbyn y data, heb fod yn hwy na mis. Ni fydd hynny’n digwydd os byddwch chi eisoes wedi cael gwybod am drosglwyddo’ch data i ni.
  • Mewn rhai amgylchiadau ni fydd yn ofynnol i ni ddarparu gwybodaeth i chi am breifatrwydd, gan gynnwys pan fyddwch chi eisoes wedi cael yr wybodaeth, neu pan fyddai’n cymryd ymdrech afresymol i’w ddarparu i chi.

 

Yr hawl i fynediad

  • Mae gennych yr hawl i ofyn i gael mynediad at yr wybodaeth sydd gennym amdanoch chi, a chael copi ohoni
  • Gallwch wneud cais i CYNNAL am unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi, ac fe ddarperir yr wybodaeth i chi’n rhad ac am ddim.

Gallwch wneud hyn drwy:

 

Cwmni CYNNAL Cyf
Penrallt
Caernarfon
Gwynedd
LL55 1BN

 

Yr hawl i Gywiriad

  • Mae gennych yr hawl i ofyn am gywiro’ch gwybodaeth.

 

Yr hawl i Ddileu

  • Mae gennych yr hawl i fynnu y caiff eich data personol ei ddileu.
  • Gelwir yr hawl i ddileu hefyd yn ‘hawl i gael eich anghofio’.
  • Mae’r hawl i ddileu yn berthnasol:
    • pan nad oes angen y data personol mwyach at y dibenion y’u casglwyd neu’u proseswyd yn wreiddiol.
    • os gafodd ei gasglu drwy ganiatâd yn hytrach nag ar sail gyfreithiol.

 

Yr hawl i Gludo Data

  • Yn gyffredinol mae hyn yn berthnasol mewn achosion lle’r ydych yn dymuno ‘symud’ i ddarparwr gwasanaeth arall – er enghraifft, newid banc neu gwmni ffôn. Mae’r hawl i gludo data’n galluogi pobl i gael gafael ar eu data personol a’u hail-ddefnyddio at eu dibenion eu hunain ar draws gwahanol wasanaethau. Nid yw hyn ond yn berthnasol i brosesu data drwy ddulliau awtomatig.

 

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

  • Mae unigolion yn meddu ar yr hawl i gyfyngu ar y modd y caiff eu data personol ei brosesu, pan mae ganddynt reswm penodol dros wneud hynny.
    Gallai hyn fod am eich bod yn anghytuno â chynnwys yr wybodaeth sydd gennym, neu’r modd yr ydym wedi prosesu’ch data.
  • Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn berthnasol:
    • Pan mae rhywun yn herio cywirdeb eu data personol a’ch bod chi’n gwirio cywirdeb y data dan sylw;
    • Mae’r data wedi’u prosesu’n anghyfreithlon ac nid yw’r unigolion yn cytuno y dylid ei ddileu, ac yn hytrach yn gofyn am gyfyngu arno.

 

Yr hawl i Wrthwynebu

  • Gall unigolion wrthwynebu prosesu data ar yr amod fod hynny “ar sail sy’n berthnasol â’i sefyllfa benodol ef neu hi”.
  • Mewn achosion lle gellir prosesu data personol yn gyfreithlon am fod hynny’n angenrheidiol er mwyn cyflawni gorchwyl er budd y cyhoedd neu weithredu awdurdod swyddogol, gallai testun y data fod â’r hawl i wrthwynebu prosesu unrhyw wybodaeth bersonol sydd a wnelo â’i sefyllfa benodol ef neu hi. Mae’r baich ar CYNNAL i ddangos bod y budd anorchfygol cyfiawn yn drech na budd neu hawliau a rhyddid sylfaenol y sawl sy’n destun y data.

Sut mae Cynnal yn diogelu Data?

Mae’n fater o bwys i CYNNAL bod eich data’n ddiogel. Mae CYNNAL yn gweithredu polisïau a dulliau rheoli mewnol mewn ymgais i sicrhau na chaiff eich data ei golli, ei ddinistrio ar ddamwain, ei gamddefnyddio neu’i ddatgelu, ac na chaiff neb fynd ato ond gweithwyr CYNNAL wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau. Rydym yn defnyddio’r dechnoleg ddiweddaraf a meddalwedd amgryptio er mwyn diogelu’ch data, ac mae gennym safonau diogelwch llym sy’n atal neb rhag mynd at eich data heb awdurdod.

 

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data?

Byddwn yn cadw’ch gwybodaeth cyn hired ag sydd angen a dim mwy. Pan na fydd angen yr wybodaeth mwyach fe gaiff ei ddileu neu’i ddinistrio yn unol â’n canllawiau ar ddargadw.

 

Ymholiadau neu Gwynion

Mae CYNNAL yn gwneud pob ymdrech i gyflawni’r safonau uchaf posib wrth gasglu gwybodaeth bersonol a’i ddefnyddio. Felly, rydym yn cymryd unrhyw gwynion am hynny o ddifri. Rydym yn annog pobl i roi gwybod i ni os ydynt o’r farn ein bod wedi casglu gwybodaeth neu’i ddefnyddio mewn ffordd annheg, gamarweiniol neu amhriodol.

Nid yw’r datganiad hwn yn rhoi’r holl fanylion am bob agwedd ar sut ydym yn casglu gwybodaeth bersonol a’i ddefnyddio. Fodd bynnag, rydym yn hapus i roi mwy o wybodaeth neu esbonio rhywbeth os oes angen. Dylid anfon unrhyw geisiadau o’r fath i’r cyfeiriad isod:

Y Prif Weithredwr
Cwmni CYNNAL Cyf
Penrallt
Caernarfon
Gwynedd
LL55 1BN

E-bost: Ieuan@cynnal.co.uk
Tel: 01286 685413

 

Os dymunwch wneud cwyn am y modd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff statudol sy’n arolygu’r gyfraith o ran diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF

E-bost: caseworker@ico.org.uk
Ffôn: 0303 123 1113
www.ico.org.uk